Mancata applicazione di clausole e regole nel settore grafico

Sovente mi capita di analizzare offerte realizzate da aziende grafiche relative a lavorazioni di prestampa, stampa, allestimento o altro.

L’aspetto che emerge è la mancata applicazione di clausole e regole nella gestione delle commesse nel settore grafico.

La conseguenza immediata è la contestazione del lavoro.

Emergono abitudini proprie del passato e non procedure che tengano conto della tecnologia attuale o adirittura cerchino di anticipare i tempi.

L’offerta presentata al cliente sovente è mancante di:

forma grafica con logo e riferimenti aziendali aggiornati;

impaginazione grafica semplice ed efficace, che evidenzi le peculiarità dell’offerta in modo chiaro e comprensibile, scordando che l’invio dell’offerta è la prima forma di comunicazione dell’azienda grafica!;

indicazioni precise ed aggiornate sui parametri tecnici dei files che devono essere consegnati per le lavorazioni;

indicazioni dei parametri tecnici inerenti alla prova colore che il più delle volte è mancante o non eseguita su tutti i soggetti presenti nel lavoro finale e, aspetto più importante, priva di “report di certificazione”;

indicazioni delle maggiorazioni di prezzo per situazioni di “consegna urgente” da cui inevitabilmente derivano orari di lavoro del personale dipendente in fascia di “retribuzione straordinaria”;

tempi e costi per eventuali revisioni aggiuntive oltre a quelle previste di norma (terza, quarta, quinta bozza…);

tempistiche attendibili di consegna, soprattutto per lavori complessi, i cui tempi indicati, spesso, non sono differiscono di molto dai lavori più semplici;

indicazioni precise sulla modalità di consegna e sulla tipologia di imballo;

tolleranza quantitativa della merce consegnata;

– indicazioni che eventuali differenze tra conferma d’ordine e approvazione, devono essere prontamente documentate e controfirmate dal cliente o committente e da chi esegue il lavoro;

firme finali non solo accompagnate da timbro aziendale, ma anche chiare e leggibili sia del cliente o committente che da chi esegue il lavoro;

zona di firma chiara per l’approvazione dell’offerta da parte del cliente o committente, specificando gli eventuali punti approvati;

indicazione che l’offerta è vincolante per le parti e non si possono cambiare i termini dell’offerta in corso d’opera senza l’eventuale benestare di entrambi le parti e integrando la presente offerta in forma scritta;

tempistiche validità offerta.

L’offerta viene generalmente copiata da modelli esistenti e “interpretata ed adattata” alla meglio in base alle proprie esigenze.

I problemi possono aumentare quando la lavorazione coinvolge terzisti per lavorazioni esterne quali serigrafia, tampografia, cordonatura, accoppiamento, plastificazione, allestimento, ecc.

I terzisti presentano a loro volta a chi esegue il lavoro, preventivi di lavorazione incompleti, spesso limitati a poche righe in una mail, e passibili di “interpretazione”.

L’eventuale contestazione del cliente finale può coinvolgere quindi sia l’azienda grafica che i relativi terzisti creando notevoli problematiche.

Inizia un circolo vizioso di telefonate, mail, analisi spesso incomplete, discussioni ed incontri ove si perde solo tempo e denaro in scontistiche (nella situazione più auspicabile) o rifacimenti.

Talvolta la situzione degenera nella perdita del cliente o addirittura caso più estremo, ma non così raro, nell’apertura di una causa.

Creare un’offerta completa, non elimina totalmente la possibilità di contestazione, ma da uno strumento valido e con validità legale per capire dove stà l’eventuale errore e soprattutto chi ne è responsabile, tutelando cosi tempo, denaro e professionalità.

Andrea Roversi 29 Articles
È uno dei soci fondatori di Hdemo Network, società di consulenza tecnica e strategica nata a Treviso nel 1995. Negli anni ha erogato molte migliaia di ore di formazione sui più noti applicativi software per l’industria grafica e collabora con i principali enti e scuole a indirizzo grafico del Nord-Est.